E-Fatura & E-Arşiv’de Sık Yapılan Hatalar ve Vergi Ceza Riski
Çerçeve ve temel risk alanları
E-belgelerin format–standart uyumu GİB teknik kılavuzlarıyla tanımlanır. Şema/versiyon hataları, zorunlu alan eksikleri, yanlış tevkifat/istisna kodu, yanlış alıcı bilgisi ve geç düzenleme en yaygın risklerdir. Bu tür usulsüzlükler özel usulsüzlük cezasına konu olabilir.
UBL-TR ve versiyon disiplini
e-Arşiv Teknik Kılavuzu (v1.17, 22.05.2024) başta olmak üzere UBL-TR alanları, kod listeleri ve paketleme kuralları versiyonlara göre günceldir. Entegratör ve kullanıcı tarafında versiyon takibi yapılmadığında seri/numara, vergi alanları ve iptal iade akışlarında teknik-hukuki uyumsuzluklar doğar.
Tarih–sevk–teslim uyumu
E-fatura tarihinin fiilî sevk/teslim akışından kopması, riskli bir “usul” problemidir. e-İrsaliye ve taşıma evrakı ile miktar-tarih eşleştirmesi yapılmalı; farklı sistem saatleri/zonları, kesinti ve yeniden gönderim log’ları dosyada açıklanmalıdır.
İade/iptal süreçleri ve 8 günlük ret penceresi
Ticari e-faturalarda alıcı tarafından 8 gün içinde ret işletilmediğinde iptal mümkün olmaz; sonraki düzeltmeler “iade/bedel farkı” belgeleriyle yürür. Uygulamada iade sebebi-tutarı ve referans numarası belirtilmeyen düzenlemeler sık hatadır.
Ceza riski: özel usulsüzlük ve “geç/hiç düzenleme”
Geç düzenlenen veya hiç düzenlenmeyen faturalar özel usulsüzlük kapsamına girebilir; tutarlar ve güncel hadler yıllık tebliğlerle artar. İş akışında gecikme nedeninin log kayıtlarıyla açıklanması ve düzeltme belgeleriyle zincirin kapatılması önemlidir. (Güncel ceza hadlerine dair sektörel özetler ve VUK 353 atıfları.)
Pratik kontrol listesi (metin içinde, bulletsiz):
Profil/entegratör ayarlarının kılavuz sürümüyle uyumu, numara-seri ve tarih eşleştirmesi, alıcı verilerinin doğrulanması, tevkifat/istisna kodlarının güncel listelerle kontrolü, e-irsaliye–fatura–ödeme izinin aynı hikâyeyi anlatması, iptal/ret/iade akışlarının firma içi prosedürlere göre işletilmesi.
SSS
En çok görülen üç hata hangileri?
Yanlış alıcı bilgisi, tevkifat/istisna kod hatası ve tarih–sevk kopukluğu. Hepsi UBL-TR/klavuz uyumuyla ve süreç kontrolüyle azaltılabilir.
e-Arşiv v1.17 neden önemli?
22.05.2024 güncellemesi alan/kod ve paketleme konusunda revizyonlar getirir; entegratör ve kullanıcıların versiyon uyumu şarttır.
Ticari e-fatura reddi nasıl işler?
Alıcı 8 gün içinde reddederse iptal mümkündür; aksi halde düzeltme iade/bedel farkı belgeleriyle yapılır.
Geç kesilen faturada ceza riski nedir?
VUK 353 kapsamındaki özel usulsüzlük; dönemsel hadleri güncel tebliğ ve sirkülerlerden kontrol edin. (Sektörel özetler mevcuttur.)
Hataları en hızlı nasıl yakalarım?
“Ön-yayın” kontrolü: UBL-TR doğrulama + alıcı verisi + tarih/irsaliye eşleşmesi + iç onay; hatayı sistemde daha gönderimden önce yakalar.
