Çerçeve: “şekil + içerik” uyumu neden birlikte aranmaktadır?
Elektronik defter ve belgelerde teknik/şekli doğrulama (UBL-TR şeması, mali mühür/e-imza, berat ve zaman damgası) tek başına yeterli sayılmamakta; gerçek mahiyet ilkesi gereğince işlem ve kayıtların fiilî olgularla örtüşmesi de aranmaktadır. Vergiyi doğuran olaya ilişkin muamelelerin gerçek mahiyeti esastır; kanun “vergiyi doğuran olayın ve bu olaya ilişkin muamelelerin gerçek mahiyeti esastır” diyerek yorum yönünü belirlemektedir (VUK m.3/B). Bu nedenle versiyon geçişlerinde yalnızca XML’in doğrulanması değil, iş akışı–kronoloji–lojistik–ödeme tutarlılığı bir bütün olarak dikkate alınmaktadır (VUK m.134).
Versiyon geçişlerinin hukuki zemini ve kayıt saklama/ibraz
Elektronik defter ve belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı genel tebliğ ve teknik kılavuz hükümlerine göre üretilmekte; değişen versiyonlarda zorunlu alanlar, kod listeleri, paketleme ve iptal/ret akışları güncellenmektedir. Bu teknik çerçeve, saklama ve ibraz yükümlülüğünün kapsamını da fiilen belirlemekte; kanun “defter ve vesikaları saklamak ve istendiğinde ibraz etmek zorunludur” diyerek yükümlünün konumunu açıkça tanımlamaktadır (VUK m.253–256). Dolayısıyla 2026’da yürürlüğe giren bir versiyona zamanında intibak edilmemesi, yalnızca teknik bir aksaklık değil, ibrazı yapılamayan veya geçersizleşen kayıt riski de doğurmaktadır (VUK m.256).
Versiyon uyumsuzluğu → özel usulsüzlük ve bilgi cezası riski (Maliye perspektifi)
İdare bakımından, zorunlu alan eksikliği, hatalı kod kullanımı, geç düzenleme veya iptal/ret akışına aykırılık; “belge düzenine aykırılık” olarak özel usulsüzlük cezası yaptırımına zemin teşkil edebilmektedir (VUK m.353). Ayrıca, versiyon geçişinde talep edilen tamamlayıcı bilgi/ek listelerin (yüklenim listeleri, e-irsaliye kabul, entegratör logları) süresinde ve eksiksiz verilmemesi, “bilgi verme” yükümlülüğünün ihlali nedeniyle mükerrer 355 yaptırımını gündeme getirebilmektedir (VUK mük. m.355; VUK m.148–149). Bu çerçevede Maliye, zincir yaklaşımıyla belge-mal-para uyumunu sorgulamakta ve “geçiş tarihinde hatalı versiyonla gönderilen” belgeleri inceleme önceliği sinyali olarak okumaktadır (VUK m.134).
UBL-TR, e-irsaliye ve berat bütünlüğü (Mükellef perspektifi)
Mükellef açısından hedef, versiyon kesim tarihinden önce test ortamında geçişi tamamlamak, üretim geçişinde mali mühür/berat bütünlüğünü bozmamak ve seri/numara–tarih kronolojisini korumaktır. Çünkü “defter ve belgelerin ibrazı” yalnız dosya sunumunu değil, bütünlük ve doğrulanabilirlik şartını da içermekte; beratların zaman damgası ve entegratör logları ibraz setinin ayrılmaz parçası sayılmaktadır (VUK m.253–256). E-irsaliye ile fiilî sevk/teslim tarihinin e-fatura tarihinden kopması, “usul” yönüyle aleyhe yorumlanabilmekte; bu noktada iptal/ret/iade prosedürlerinin “versiyona uygun” işletilmesi gerekmektedir (VUK m.3/B; KDV ve e-belge tebliğ/kılavuz hükümleri).
Uygulamada tipik risk senaryoları ve sonuçları
Versiyon geçiş tarihinden sonra eski şema ile kesilen e-arşiv faturalar, zorunlu alan eksikliği veya kod listesi uyumsuzluğu içerdiğinde; belge, teknik geçersizlik riski taşımakta ve “hiç düzenlenmemiş sayılma/idari yaptırım” tartışmalarını tetikleyebilmektedir (VUK m.353). “İbraz edilemeyen” e-defter beratları veya hash eşleşmesi bulunmayan dosyalar, incelemede “kayıt güvenilirliği” yönünden aleyhe değerlendirilmekte; idare, VUK m.148–149 kapsamında üçüncü kişilerden teyit yoluna gidebilmektedir. Böyle hâllerde mükellefin düzeltme zincirini (iptal-yeniden düzenleme, iade-bedel farkı, dizin/indeks güncellemesi) geciktirmeden kurması önem arz etmektedir (VUK m.134; m.148–149; m.256).
SSS
“Teknik geçersiz” e-belge sonradan düzeltilebilmekte midir?
İptal/ret/iade akışları versiyona göre işletildiğinde düzeltme mümkündür; ancak geç düzenleme veya eksik bilgi nedeniyle VUK m.353 kapsamındaki risk ortadan kalkmış sayılmamaktadır.
Berat eksikse ibraz nasıl yapılmalıdır?
Beratın aslı, zaman damgası, mühür doğrulaması ve log kayıtları birlikte sunulmalı; hash zinciri ve indeks dosyalarıyla bütünlük gösterilmelidir (VUK m.253–256).
Versiyon değişimini geç yaptıysam ne olur?
Teknik/doğrulama hataları özel usulsüzlük (VUK m.353) ve “bilgi istemeye eksik cevap” (VUK mük. m.355) riskini artırmaktadır; erken test ve kayıt temizliği önerilir.
